Cuando un negocio tiene necesidades de impresión, debe estudiar todas las alternativas y elegir la que mejor le convenga. El alquiler de impresoras multifuncionales es un modelo de negocio que tiene muchos beneficios para las empresas, los cuales no se limitan a las ventajas económicas.
¿Cómo es el alquiler de impresoras?
La renta de impresoras para empresas es una manera de disponer de los equipos que se puedan necesitar, sin necesidad de comprarlos, solo pagando una cuota. Esta cuota cubre el servicio técnico, las reparaciones, los recambios, los consumibles, la instalación y el sistema de control de impresiones.
Se trata de un servicio completo con el que no se requiere nada más. También es posible contar con diferentes planes, para que cada empresa pueda contratar el que esté adaptado a sus necesidades o a las del proyecto en el que esté trabajando.
Los planes incluyen un número de copias o impresiones incluidas en la cuota y una tarifa para pagar las adicionales que se realicen.
Beneficios del alquiler de impresoras multifuncionales
El alquiler de impresoras multifuncionales gana cada vez más adeptos, debido a los beneficios que ofrece para los negocios, como los que destacamos a continuación:
- Sin grandes gastos. No se tiene que desembolsar la cantidad de dinero que cuesta un equipo de impresión, afectando a la liquidez de la empresa, sino que se puede pagar una cuota mensual que cubre el servicio.
- Sin sorpresas. La cuota cubre el funcionamiento del equipo y los imprevistos, de ese modo, si el equipo presenta algún fallo no representa un gasto para el negocio. Los gastos de impresión se conocen de antemano, no hay que afrontar gastos sorpresivos.
- Lo más actual del mercado. Con el alquiler de equipos de impresión se puede contar con equipos de vanguardia, en todo momento y sin necesidad de hacer una compleja inversión.
- Soporte técnico especializado. El soporte técnico que ofrecen las empresas de alquiler de impresoras es muy especializado, tienen personal cualificado y están constantemente atendiendo equipos de impresión, por lo tanto, tienen mucha experiencia.
- Asesoría técnica. La empresa recibe la asesoría necesaria para elegir el equipo que debe alquilar, de acuerdo con sus requerimientos.
- Beneficios fiscales. Las facturas por los pagos del alquiler de los equipos son deducibles de impuestos, representando un importante ahorro para el negocio.
- Actualización de equipos y escalabilidad. Con el modelo de alquiler de impresoras, es muy fácil cambiar de equipo por una versión más actualizada o con mejores funciones.
- Control de los procesos. El sistema de alquiler de impresoras incluye el control del número de copias o impresiones que se hacen. Esto puede ser usado para evaluar la productividad de la empresa y controlar los gastos de cada proyecto o departamento.
- Productividad. Con un servicio de alquiler de impresoras, no hay que destinar personal propio al servicio técnico de los equipos, ni a las compras de consumibles, ya que todo eso viene en el plan.
- Los equipos que quieras. El alquiler de impresoras permite que se tengan a disposición la cantidad de equipos requeridos, los cuales pueden ser de distintos modelos para cumplir diferentes requerimientos.
Consejos para contratar un servicio de alquiler de impresoras
Como hemos visto, el alquiler de impresoras es muy conveniente para las empresas que requieren imprimir, pero no quieren adquirir los equipos. Para sacar el máximo provecho a esta modalidad, se pueden seguir las siguientes recomendaciones:
- Antes que nada, se debe tener un conocimiento estimado muy preciso de la cantidad de impresiones que se necesitan al mes; además, se deben conocer las características asociadas: formato, calidad, en color o blanco y negro, etcétera. Esto se necesita para elegir los planes que pueda ofrecer la empresa de alquiler de impresoras.
- Es conveniente hacer una reunión técnica entre la empresa de alquiler y el cliente, de manera que este último exponga todas sus necesidades y puedan ser estudiadas para presentar la mejor solución.
- Hay que estudiar la duración del contrato para valorar cuál es la opción más conveniente. Por lo general, los contratos de alquiler de equipos de impresión duran unos 4 o 5 años.
El alquiler de equipos de impresión es una gran alternativa para las empresas, contribuyendo con la productividad y el dinamismo de las operaciones.
