La transformación digital que vive la sociedad está dando lugar a un cambio de paradigma en la forma en que pequeños negocios y emprendedores gestionan sus finanzas. La incorporación y el uso de un programa de facturación online para autónomos con el objetivo de llevar un mejor seguimiento de la contabilidad es cada vez más común gracias a la existencia de herramientas especializadas que han democratizado el acceso a programas que antes eran exclusivas de medianas y grandes empresas.
Esta nueva era ha abierto un nuevo escenario para autónomos y pymes, brindándoles la oportunidad de optimizar sus finanzas y alcanzar un mayor control sobre sus recursos económicos. Con soluciones fáciles de implementar a bajo coste (incluso es posible utilizar programas completos gratuitamente), los más pequeños pueden hoy digitalizar procesos, automatizar tareas repetitivas y tomar decisiones estratégicas de modo ágil e informado.
Agilidad y con menos errores
La utilización de programas de contabilidad de última generación ha propiciado que la gestión financiera haya pasado de ser un proceso manual y tedioso a una experiencia ágil y eficiente gracias a la tecnología. Los métodos tradicionales, basados en hojas de cálculo y registros en papel, han sido sustituidos por herramientas digitales que automatizan tareas, simplifican procesos y ofrecen acceso a la información en tiempo real.
Con ellas, los responsables pueden registrar cada transacción de ingresos, gastos, cuentas por pagar y cobrar de forma digital, facilitando la integración de esta información directamente en software de contabilidad. Algo que se realiza, además, con menos errores, ya que estas herramientas identifican fallos de forma automática e impiden “guardarlos”
¿Un asentamiento que no cuadra? El programa de contabilidad te avisará de que no cuadran los datos subidos a la plataforma. Este sencillo ejemplo, revela cómo la digitalización de la contabilidad de los más pequeños les está permitiendo tener una imagen fidedigna de la situación económica del negocio en un momento dado accediendo simplemente a un panel de control.
Análisis predictivos: adelantarse al futuro
Además de llevar la contabilidad al día, uno de los recursos que más valor aportan a las empresas este tipo de soluciones contables digitales es la capacidad que tienen para hacer proyecciones financieras futuras y realizar análisis predictivos.
Según diferentes estudios realizados sobre la digitalización de procesos contables, el hecho de que los departamentos contables utilicen herramientas digitales como las de contabilidad o facturación, así como otras relacionadas con el control del inventario de las o la elaboración de un presupuesto integrado en el ERP supuso enormes beneficios tanto para la compañía como para los trabajadores.
En concreto, “los encargados fueron capaces de elaborar mejores planes de carácter operativo, comercial y financiero, los cuales son alimentados con datos actualizados diariamente que permiten verificar el resultado de las decisiones empresariales”, tal y como se recoge en un estudio de caso que fue publicado con el nombre “Digitalización de los procesos contables y administrativos en las pymes españolas”.
Facturación automatizada, electrónica y segura
El uso de este tipo de soluciones va a ser, además, cada vez más imprescindible para garantizar la mayor eficiencia de las empresas. Teniendo en cuenta que todo tiende hacia la digitalización y la comunicación online, el uso de estas aplicaciones va a terminar imponiéndose. En España, por ejemplo, la factura electrónica es ya una realidad.
¿Cómo pueden emitirse correctamente? ¿Qué riesgos hay si no se hacen de forma correcta? Gracias a programas como Contasimple es posible, por ejemplo, configurar plantillas personalizadas y generar facturas de forma automática cada vez que se realiza una venta, sea de productos o servicios.
Además, estos programas también guardan los datos de cada cliente con sus formas habituales de pago, algo que queda registrado automáticamente para no tener que volver a introducirlos en cada factura. Por si fuera poco, estos programas también tienen la capacidad de crear recordatorios de cobros y vencimientos.
Personalización y adaptación
Las aplicaciones de contabilidad actuales también garantizan un alto grado de personalización. Estos programas pueden adaptarse a las necesidades concretas de los negocios, ya sea teniendo en cuenta su tamaño o sector de actividad. De este modo, los responsables financieros trabajarán con una herramienta adaptada a los flujos de trabajo de sus propia realidad.
Accesibilidad, facilidad de uso, seguridad, ahorro de costes y escalabilidad son algunos de los retornos más inmediatos que tiene la digitalización del área contable y financiera dentro de una compañía. Pero, a medio plazo, son más. Muchas más las ventajas que aporta, ya que la buena interpretación de la información aportada por ellos también puede sugerir una reorganización de la compañía dirigida a mejorar el rendimiento.
Cualquier negocio que aún no haya dado el salto a la era digital en sus finanzas se arriesga a perder terreno frente a competidores que ya explotan estas ventajas. La adopción de estas herramientas es un paso fundamental para adaptarse a las nuevas exigencias del mercado y construir un futuro empresarial sólido y estable en el que, además, las exigencias fiscales son cada vez mayores.
