Cuando se habla de Ley de Protección de Datos se está haciendo referencia a una normativa que está en vigor desde el 25 de mayo de 2018, a través de la cual, se dictamina que toda empresa, comunitaria o de fuera, en el caso de comercializar servicios o productos en los países de la Unión Europea debe cumplir con este Reglamento General con el objetivo de ofrecer mayor seguridad a los ciudadanos en relación con su información personal, así como llevar un mejor control de estos datos.
Aunque esta ley se hace más presente en las empresas, lo cierto es que también debe ser de obligado cumplimiento en las comunidades de propietarios, ya que son las propias comunidades de vecinos, al igual que los administradores de fincas, los que son los responsables de los tratamientos en cada caso.
Cada vez, en más comunidades, hay quienes se basan en esta normativa para preservar su intimidad, sabiendo que, por ley, están obligados. Precisamente por este motivo y en el caso de residir en una comunidad o ser administrador de fincas, a continuación, se detallan todos los aspectos clave que deben tener las comunidades de propietarios ante el RGPD
La obligación de las comunidades a cumplir esta normativa
Todas las comunidades de propietarios, tal y como indica la ley, están obligadas a cumplir dicha normativa, debido a que en ellas se tratan datos personales de los vecinos, así como de inquilinos, trabajadores, copropietarios o incluso proveedores.
En este caso, hay que atender a dos normativas claramente definidas. Por un lado, el RGPD, o lo que es lo mismo, el Reglamento General de Protección de Datos Europeo, y por otro, la LOPDGDD, la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales que tiene carácter nacional.
Con base en estas dos normativas, las comunidades de propietarios deben cumplir la Ley de Propiedad Horizontal, en cuanto a los datos personales se refiere. Teniendo en cuenta todas las partes implicadas en el tratamiento de dichos datos.
La comunidad
Es una de las figuras implicadas para tratar los datos personales, sabiendo que las comunidades son entidades jurídicas que funcionan a partir de unos estatutos. Prácticamente, todas las personas que forman parte de la comunidad tienen acceso a esa información personal y, por tanto, son responsables de su tratamiento. Por norma general, el presidente de la comunidad es el que asume en mayor parte estas obligaciones, para cumplir con la protección de datos en cada caso.
Administrador de fincas
En el caso de que la comunidad cuente con un administrador de fincas, será éste el encargado de hacer cumplir la normativa, siendo además responsable del tratamiento de los datos de los propietarios. Para que todo esto sea legal, tanto la comunidad como el administrador deben firmar un contrato en el que se debe reflejar claramente quién es el responsable del tratamiento de los datos, las medidas de seguridad que se llevarán a cabo para el cumplimiento el mismo, consentimiento de los responsables y las posibles sanciones en caso de incumplimiento.
¿Cuáles son las principales obligaciones en materia de protección de datos que deben cumplir las comunidades?
Las comunidades de propietarios deben cumplir con una serie de obligaciones con base en lo establecido tanto en el RGPD como en la LOPD.
Actividades de tratamiento
Tanto el responsable del tratamiento de los datos como el encargado deben registrar todas las actividades relacionadas con el tratamiento de la información. Es decir, crear una lista de los casos en los que se han utilizado dichos datos con el fin de llevar un mejor control de todo y garantizar el cumplimiento de la norma. En este registro se deben recoger los datos identificativos, la finalidad que ha tenido el tratamiento, los destinatarios o los plazos que se han establecido para eliminar los datos.
Secreto
El responsable y el encargado del tratamiento de datos en las comunidades de vecinos están obligados a guardar secreto en dichos tratamientos, para mantener la confidencialidad en todo momento.
Calidad
Los datos que se utilicen para actividades concretas, deben ser de calidad, es decir, solo utilizar aquellos que sean efectivos para el funcionamiento de la comunidad.
Acceso
Todos los propietarios deben estar informados sobre el acceso a estos datos, es decir, hay que informarles de que existen estos tratamientos, de quién es el responsable y de cómo y dónde pueden ejercer sus derechos en el caso de que fuera necesario.
Conservación
También habrá que establecer un plazo concreto de conservación de los datos, sabiendo que, una vez que se han utilizado para fines específicos, deberán ser eliminados o bloqueados.
¿Cómo gestionar los datos adecuadamente en una comunidad de propietarios?
Aunque teniendo en cuenta todos estos parámetros la gestión de datos en una comunidad de propietarios no debería ser un problema, lo cierto es que, para contar con una ayuda extra y agilizar estos procesos, es conveniente contratar los servicios de expertos profesionales en este terreno.
Así, desde Geslopd.es ofrecen un software muy completo, práctico y funcional, con el que poder llevar a cabo los tratamientos de la manera más adecuada. Se trata de un equipo multidisciplinar con más de 15 años de experiencia en el sector, especializado en todo lo que concierne a la Protección de Datos y otras materias relacionadas.
Entre sus servicios más destacados, hay que mencionar su asesoramiento online en este tema, analizando las necesidades de cada comunidad y proporcionando las mejores soluciones en cada caso. También en sus servicios incluyen revisiones periódicas, al igual que ofrecen información actualizada en todo momento.
Con respecto a su software, ayuda a tratar adecuadamente los datos de una comunidad de propietarios sin necesidad de controlar el tema por completo. Entre sus funcionalidades, hay que mencionar que es un sistema que elabora de manera automática el registro de actividades, así como las cláusulas legales.
De igual modo, ofrece la documentación oficial y legal que hay que proporcionar a los trabajadores, inquilinos y demás personas que formen parte de la comunidad, realizando análisis de riesgos de manera continuada, gestionando todas las medidas de seguridad y asesorando en todo momento con base en la ley vigente.
